Pressearbeit für Vereine heißt: Eine Person ist zuständig, kennt die Lokalredaktion, bevor sie etwas von ihr will, und schickt zu echten Anlässen kurze Meldungen mit Foto und vollständiger Bildunterschrift. Das Wichtigste steht im ersten Satz der Meldung, und der Text liegt am selben oder am nächsten Tag in der Redaktion. Mit holprigen Sätzen kommt eine Redaktion zurecht, mit einem Pressewart, der bei Rückfragen nicht ans Telefon geht, kaum.
Pressewart wird man selten aus Leidenschaft. Oft hat sich auf der Versammlung einfach niemand sonst gemeldet, und eine Einweisung gibt es nicht. Das Handwerk ist trotzdem überschaubar, und wer was übernimmt, lässt sich in einer einzigen Vorstandssitzung klären.
Welche Vereinsthemen nimmt die Lokalzeitung?
Alles, was Menschen außerhalb des Vereins betrifft. Die Prüffrage lautet: Würde jemand aus dem Ort, der nicht Mitglied ist, den Text zu Ende lesen?
Gute Chancen hat ein neues Angebot, etwa die Laufgruppe für Einsteiger oder die Theatergruppe für Jugendliche. Ebenso ein Wechsel an der Spitze oder eine Entscheidung mit Folgen wie ein höherer Beitrag oder ein neuer Platz. Ein Jubiläum taugt nur, wenn eine Geschichte dahintersteht. Auch Probleme sind Nachrichten. Ein Verein, der keine Übungsleiter mehr findet oder dessen Halle seit Monaten gesperrt ist, hat ein Thema, das im Ort viele angeht.
Wenig Chancen haben Texte, die nur nach innen schauen, allen voran der Bericht vom Sommerfest in zeitlicher Reihenfolge mit dem Dank an alle Helfer am Schluss. Bei Pressemitteilungen sehen wir oft, dass der eigentliche Nachrichtenkern weit hinten steckt. Im chronologischen Vereinsbericht landet er hinter Begrüßung und Grußworten. Dort sucht ihn in der Redaktion niemand.
Klären Sie auch, wohin ein Thema gehört. Spielberichte und Ergebnisse gehen meist an die Sportredaktion, alles andere an den Lokalteil. Reine Ankündigungen erscheinen dort in der Terminrubrik. Für den Fall, dass ein Unternehmen Ihrem Verein Geld oder Ausrüstung übergibt, gibt es ein eigenes Muster mit einer Variante für den Verein: die Pressemitteilung zur Spendenübergabe.
Was macht ein Pressewart im Verein?
Der Pressewart sorgt dafür, dass Neuigkeiten aus dem Verein die Medien erreichen, und er ist für Redaktionen der feste Ansprechpartner. Das Vereinsrecht im BGB kennt dieses Amt nicht. Ob es zum Vorstand gehört, regelt Ihre Satzung, die nach § 58 BGB Bestimmungen über die Bildung des Vorstands enthalten soll. Unabhängig davon hilft ein fester Platz in den Vorstandssitzungen. Wer Entscheidungen erst aus dem Protokoll erfährt, schreibt immer zu spät.
Nehmen Sie diese Aufgaben in die nächste Vorstandssitzung mit und halten Sie dort fest, was bei Ihnen dazugehört:
- Kontakte halten: Lokalzeitung, Anzeigenblatt, Gemeindeblatt und, wo es passt, das Lokalradio. Wer ist dort zuständig, und bis wann muss ein Text da sein?
- Anlässe einsammeln: Termine und geplante Beschlüsse aus Vorstand und Abteilungen kennen, bevor es so weit ist.
- Meldungen schreiben: Ankündigungen und Berichte, jeweils so, dass die Redaktion sie übernehmen kann.
- Freigaben klären: Wer darf für den Verein sprechen, und wer gibt Zitate des Vorsitzes noch am selben Tag frei?
- Fotos organisieren: Wer fotografiert, und haben die Abgebildeten eingewilligt?
- Vor Ort betreuen: Kommt jemand von der Zeitung, kümmert sich der Pressewart um ihn und liefert Namen und Zahlen.
- Erreichbar sein: eine Telefonnummer, unter der Rückfragen am selben Tag beantwortet werden, und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit.
- Übergabe sichern: Die Mails laufen über eine Vereinsadresse wie presse@[verein].de statt über die private. So gehen Kontakte und Zugänge, etwa zum Online-System des Gemeindeblatts, beim nächsten Amtswechsel nicht verloren.
- Belege sammeln: erschienene Artikel ablegen und dem Vorstand einmal im Jahr berichten.
Website und Social Media hängen in vielen Vereinen ebenfalls am Pressewart. Das kann sinnvoll sein. Beschließen Sie es aber ausdrücklich, sonst landet beides stillschweigend bei der Person, die schon die Zeitungstexte schreibt.
Wie lernen Sie die Lokalredaktion kennen, bevor die erste Meldung kommt?
Mit einem kurzen Anruf oder einer Mail, in der Sie nichts wollen, außer sich vorzustellen. Günstig ist ein Zeitpunkt, an dem kein Anlass drängt. Dann geht es nur um Zuständigkeiten, und beim ersten echten Text sind Sie kein unbekannter Absender mehr.
Zuerst finden Sie heraus, wer überhaupt zuständig ist. Das Impressum der Zeitung nennt die Lokalredaktion, manchmal mit Namen. Aufschlussreicher sind die Namen und Kürzel unter den Vereinsberichten der letzten Monate, denn dort sehen Sie, wer tatsächlich über Ihren Ort schreibt. Zu Vereinsterminen kommt häufig eine freie Mitarbeiterin oder ein freier Mitarbeiter, nicht die Redaktionsleitung. Notieren Sie beide. Daraus wird Ihr Verteiler mit Namen statt Sammeladressen, bei einem Verein eben ein kurzer.
Am Telefon stellen Sie dieselben Fragen wie in dieser Mail:
Betreff: Neuer Ansprechpartner für die Presse beim [Vereinsname] in [Ort]
Guten Tag [Frau/Herr Name],
seit [Monat] bin ich Pressewart des [Vereinsname] und damit Ihr Ansprechpartner, wenn es um unseren Verein geht. Wir haben [Zahl] Mitglieder und bieten [ein Satz zum Angebot] an.
Damit meine Texte zu Ihren Abläufen passen, ein paar kurze Fragen: An welche Adresse sollen Vereinsmeldungen gehen, oder nutzen Sie dafür ein Online-Formular? Bis wann muss ein Text bei Ihnen sein, damit er am nächsten Tag erscheinen kann? Und in welcher Form nehmen Sie Fotos am liebsten?
Unser nächster Termin, der für Sie interessant sein könnte: [Datum, Anlass]. Dazu melde ich mich rechtzeitig.
Sie erreichen mich unter [Telefonnummer], [Zeiten].
Viele Grüße, [Vorname Name], Pressewart [Vereinsname]
Gemeinde- und Amtsblätter haben oft eigene schriftliche Regeln, und manche davon sind streng. So nimmt das Amtsblatt der Verbandsgemeinde Lingenfeld Vereinsbeiträge nur über ein Online-System an, und jeder Verein bekommt dafür grundsätzlich nur einen Zugang. Redaktionsschluss ist montags um fünfzehn Uhr, in Feiertagswochen gegebenenfalls früher. Pro Bericht wird höchstens ein Foto veröffentlicht, und wer einreicht, muss die Einwilligung abgebildeter Personen auf Anfrage nachweisen (Richtlinien des Amtsblatts, Stand 08/2025). Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach den Regeln für Ihr Blatt, bevor Sie den ersten Text schicken.
Gibt es bei Ihnen einen Lokalsender, gehört er auf dieselbe Liste. Das Lokalradio plant viele Themen entlang des Kalenders und sucht dafür Gesprächspartner aus der Gegend.
Muster: Pressemitteilung zur Mitgliederversammlung
Eine Mitgliederversammlung, in vielen Vereinen Jahreshauptversammlung genannt, hat fast jeder Verein, meist einmal im Jahr. Der Bericht darüber folgt gern der Tagesordnung: Begrüßung, Bericht des Vorsitzenden, Kassenbericht, Entlastung, Wahlen. Die Lokalzeitung interessiert nur das Ergebnis. Wer führt den Verein jetzt? Was ändert sich für Mitglieder und für den Ort?
Die wichtigste Entscheidung gehört in Überschrift und ersten Satz, die zweitwichtigste in den zweiten Absatz. Formalien lassen Sie weg, denn die Entlastung des Vorstands ist für Leser keine Nachricht. Wer, was, wann und wo, die klassischen W-Fragen, beantwortet im Muster unten schon der erste Absatz. Das Warum folgt danach.
Redaktionen kürzen von unten: Was am Schluss steht, fällt zuerst weg. Daraus ergibt sich, wie eine Pressemitteilung aufgebaut ist, und für den Vereinsbericht gilt nichts anderes. Schicken Sie den Text noch am Abend oder am nächsten Vormittag.
Betreff: [Vorname Name] führt künftig den [Vereinsname], Beitrag steigt ab [Monat Jahr]
[Vorname Name] ist neue Vorsitzende des [Vereinsname]
[Ort], [Datum]. Die Mitglieder des [Vereinsname] haben am [Wochentag] [Vorname Name] zur neuen Vorsitzenden gewählt. Sie folgt auf [Vorname Name], der nach [Zahl] Jahren an der Spitze nicht mehr kandidiert hatte. Außerdem beschloss die Versammlung, den Jahresbeitrag ab [Monat Jahr] von [Betrag] auf [Betrag] Euro anzuheben.
[Vorname Name] ist seit [Jahr] im Verein und leitete bisher [Abteilung oder Aufgabe]. Als Erstes will sie [konkretes Vorhaben, zum Beispiel einen zweiten Trainingsabend für Kinder einrichten]. „[Zitat mit einer Aussage: was sie ändern will und warum]“, sagte sie nach der Wahl.
Die Beitragserhöhung begründete der Vorstand mit [Grund, zum Beispiel der höheren Hallenmiete]. Der Verein hat derzeit [Zahl] Mitglieder, [Zahl] [mehr oder weniger] als vor einem Jahr.
Für [Zahl] Jahre Mitgliedschaft ehrte der Verein [Vorname Name] und [Vorname Name]. [Ein Satz, der die Ehrung erzählenswert macht, etwa: Beide haben die Jugendabteilung mit aufgebaut.]
Dem neuen Vorstand gehören außerdem an: [Funktion] [Vorname Name], [Funktion] [Vorname Name], [Funktion] [Vorname Name].
Bildunterschrift: Der bisherige Vorsitzende [Vorname Name] (links), seine Nachfolgerin [Vorname Name] und Kassenwart [Vorname Name] (rechts). Foto: [Vorname Name]
Rückfragen: [Vorname Name], Pressewart, Telefon [Nummer], [E-Mail]
Lassen Sie weg, was Sie nicht füllen können. Gab es keine Wahl, rückt die nächste Entscheidung nach oben, zum Beispiel eine Investition oder eine Satzungsänderung, die die Mitglieder spüren. Hat die Versammlung nichts beschlossen, was außerhalb des Vereins jemanden angeht, reicht eine Kurzmeldung. Oder gar keine.
Welches Foto nimmt die Zeitung, und was gehört in die Bildunterschrift?
Ohne Foto hat eine Vereinsmeldung im Lokalteil einen schweren Stand. Mit dem falschen allerdings auch. Die Reihe von Menschen mit Urkunden gibt es von jeder Ehrung. Besser ist die neue Vorsitzende dort, wo der Verein etwas tut, in der Halle oder auf dem Platz. Dazu kleine Gruppen mit erkennbaren Gesichtern, jedes Motiv einmal quer und einmal hoch. Schicken Sie die Datei in voller Auflösung und nicht das Bild aus der Messenger-Gruppe, das der Messenger beim Weiterleiten in der Regel verkleinert hat.
In die Bildunterschrift gehören alle erkennbaren Personen, die damit einverstanden sind, mit Vor- und Nachnamen und ihrer Funktion, bei Gruppen von links nach rechts. Dazu der Name der Person, die fotografiert hat. Auch das hat eine rechtliche Seite: Nach § 13 UrhG kann der Urheber bestimmen, ob und mit welcher Bezeichnung er genannt wird. Klären Sie mit der Fotografin oder dem Fotografen vorher, dass die Zeitung das Bild verwenden darf.
Auf dem Platz, den sie vor [Zahl] Jahren mit angelegt haben: [Vorname Name] (links) und [Vorname Name] wurden für [Zahl] Jahre Mitgliedschaft im [Vereinsname] geehrt. Foto: [Vorname Name]
Zur Einwilligung vorab: Das ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Bildnisse dürfen nach § 22 KUG grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet werden. § 23 KUG nennt Ausnahmen, darunter Bilder von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, an denen die Abgebildeten teilgenommen haben. Beim Foto der neuen Vorsitzenden oder der Geehrten würden wir uns darauf nicht verlassen.
Daneben gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Ob das KUG neben ihr noch wirksam ist? Juristisch noch nicht geklärt, schrieb der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg 2018 in seiner FAQ zu Fotos speziell für Vereine. Werden einzelne Personen besonders hervorgehoben, rät die FAQ zur Einwilligung. Für Mannschafts- und Veranstaltungsfotos von Minderjährigen verlangt sie die Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Fotos von internen Vereinsfeiern sollen danach grundsätzlich nur mit Einwilligung erscheinen. Und als intern gelten laut dem Praxisratgeber „Fotos und Datenschutz“ der Stiftung Datenschutz auch Versammlungen ohne Externe.
Fragen Sie deshalb vor dem Foto und sagen Sie dazu, dass es an die Zeitung geht. Diese Information gehört nach dem Praxisratgeber der Stiftung ohnehin dazu. Die Zusage halten Sie schriftlich fest. Bei Kindern und Jugendlichen holen Sie die Zustimmung der Eltern vorher schriftlich ein, und Jugendliche fragen Sie zusätzlich selbst.
Wie eine Einwilligung aufgebaut sein kann, zeigt die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in ihrer Broschüre „Datenschutz im Verein“ (Anlage 5). Das Beispiel ist für Fotos auf der Vereinswebsite geschrieben. Ergänzen Sie die Weitergabe an die Zeitung und bei Minderjährigen die Unterschrift der Eltern. Auch Namen im Text sind personenbezogene Daten. Fragen Sie vor allem bei Ehrungen und bei allem, was Kinder betrifft, ob jemand mit vollem Namen in der Zeitung stehen möchte.
Welche Anlässe hat ein Verein im Lauf des Jahres?
Mehr als die Mitgliederversammlung. Gehen Sie in der ersten Vorstandssitzung des Jahres den Kalender durch und markieren Sie, was nach außen taugt.
Fast überall gehören dazu die Jahreshauptversammlung mit Wahlen und Ehrungen, der Start in die Saison oder ins Konzertjahr, neue Kurse und Gruppen, Feste, Turniere und der Tag der offenen Tür. Dann Ferienangebote für Kinder, Jubiläen des Vereins und einzelner Mitglieder, Spenden und neue Sponsoren, am Jahresende eine Bilanz mit Zahlen. Soll zu einem Termin jemand von der Zeitung kommen, schicken Sie vorher eine Presseeinladung und danach die Meldung für alle, die nicht kommen konnten.
Den Rhythmus über das Jahr übernehmen Sie aus unserem Aufbauplan für den Verteiler, nur kleiner. Auch drei Sätze in der Terminrubrik sind eine Meldung:
[Vereinsname] startet Laufgruppe für Einsteiger
[Ort]. Der [Vereinsname] bietet ab [Datum] eine Laufgruppe für Einsteigerinnen und Einsteiger an. Treffpunkt ist jeden [Wochentag] um [Uhrzeit] am [Treffpunkt], eine Anmeldung ist nicht nötig. Auskunft gibt [Vorname Name] unter [Telefonnummer].
Häufige Fragen zur Pressearbeit für Vereine
Muss die Zeitung unsere Meldung abdrucken?
Nein. Ob und in welcher Länge etwas erscheint, entscheidet die Redaktion. Beeinflussen können Sie, wie gut der Text ist und wann er ankommt. Und ob jemand ans Telefon geht, wenn die Redaktion nachfragt.
Kürzt die Redaktion unseren Text?
Häufig, und meist ohne Rückfrage. Schreiben Sie deshalb so, dass der Text auch dann noch stimmt, wenn nach dem ersten oder zweiten Absatz Schluss ist. Rutscht ein Fehler hinein, zum Beispiel ein falsch geschriebener Name, melden Sie sich kurz und freundlich mit der Korrektur.
Was tun, wenn nichts erscheint?
Nicht am nächsten Tag anrufen und fragen, wann der Text kommt. Prüfen Sie zuerst selbst: Stand die Nachricht im ersten Satz, und kam der Text rechtzeitig mit einem brauchbaren Foto? Bleibt es auch nach mehreren Versuchen still, fragen Sie einmal offen nach, was der Redaktion die Arbeit erleichtern würde.
Reicht eine Pressemitteilung als Einladung zur Mitgliederversammlung?
Wie Mitglieder eingeladen werden, gehört nach § 58 Nr. 4 BGB in die Satzung. Schreibt sie eine Bekanntmachung in einer bestimmten Zeitung vor, muss die Einladung dort auch erscheinen. Eine Pressemitteilung kann das nicht garantieren, weil die Redaktion über den Abdruck entscheidet. Wie Ihr Verein die Einladung formal richtig macht, klären Sie mit dem Vorstand und im Zweifel mit einer Rechtsberatung.
Wobei wir helfen
Wir arbeiten mit Unternehmen und Selbstständigen: Themen finden, Verteiler aufbauen, Texte schreiben, auf Interviews vorbereiten. Was das umfasst, steht unter Pressearbeit mit Charming Media. Für das Amt des Pressewarts brauchen Sie keine Agentur. Den Anruf in der Lokalredaktion aus dem dritten Abschnitt können Sie ohnehin nur selbst machen. Fangen Sie damit an.
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