Eine Presseeinladung bittet Redaktionen zu einem Termin, an dem es etwas zu sehen und jemanden zu fragen gibt, etwa zu einer Eröffnung, einem Jubiläum oder einer Spendenübergabe. Wer eine Presseeinladung schreiben will, braucht dafür keine Seite Prosa: Anlass in einem Satz, Datum, Uhrzeit, Ort, Ablauf mit dem Fotomoment und eine Mobilnummer für den Tag selbst. Sie geht etwa eine Woche vorher raus, am Vortag folgt eine Erinnerung, und die Pressemitteilung verschicken Sie erst nach dem Termin.
Eine Redaktion liest die Einladung mit einer einzigen Frage im Kopf, nämlich ob sie jemanden hinschicken soll. Was sich wie ein Flyer für Gäste liest, hilft ihr dabei nicht.
Was ist eine Presseeinladung, und wann reicht sie nicht?
Die Presseeinladung ist ein Arbeitspapier für die Redaktion. Sie wird nicht abgedruckt, sie landet im Terminplan. Darin steht, was passiert, wann und wo, wer dort Auskunft gibt und was es zu fotografieren gibt. Mehr nicht.
Sie reicht nicht, wenn der Termin die Nachricht gar nicht trägt. Eine neue Zahl oder eine Entscheidung aus dem Betrieb braucht keinen Ortstermin. Das gehört in eine Pressemitteilung, die sofort rausgeht. Einladen sollten Sie nur, wenn vor Ort etwas geschieht, das ein Foto oder ein kurzes Gespräch besser erzählt als ein Text. Der Bandschnitt gehört dazu, der erste Blick in die neue Werkstatt auch.
Und sie reicht selten allein. Eine Lokalredaktion kann nicht zu jedem Termin jemanden schicken, auch zu guten nicht. Rechnen Sie deshalb von Anfang an damit, dass am Ende die Pressemitteilung mit Foto Ihr eigentlicher Weg in die Zeitung ist. Die Einladung ist das Angebot, dabei zu sein. Die Mitteilung liefern Sie in jedem Fall.
Eine Pressekonferenz setzt mehr voraus, nämlich ein Thema, zu dem Journalisten Fragen haben, und meist mehrere Redaktionen, die sich gleichzeitig dafür interessieren. Eine Ladeneröffnung hat in der Regel ein Motiv und einen Gesprächspartner. Dafür genügt ein Pressetermin.
Presseeinladung, Terminhinweis oder Pressemitteilung: Was schicken Sie wann?
Zu einem Termin können bis zu drei Texte gehören, und jeder geht an eine andere Stelle.
Der Terminhinweis ist für die Öffentlichkeit. Er gehört in die Veranstaltungskalender von Zeitung und Stadtportal, und zwar nur dann, wenn Bürger kommen sollen, wie bei einem Tag der offenen Tür nach der Eröffnung. Drei, vier Zeilen genügen. Verschicken Sie ihn, sobald der Termin feststeht.
Betreff: Terminhinweis: Eröffnung [Name] am [Datum] in [Ort]
[Wochentag, Datum], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]: [Firma] eröffnet [was] in der [Straße, Ort]. Besucher können [was sie erwartet, zum Beispiel die Werkstatt besichtigen]. Der Eintritt ist frei. Informationen unter [Telefon oder Website].
Die Presseeinladung lädt Redaktionen zu einem eigenen Pressetermin ein, am besten vor der Öffnung für Gäste, wenn es noch ruhig ist und die Gesprächspartner Zeit haben.
Die Pressemitteilung kommt danach, am selben Tag, mit einem Foto vom Termin. Sie ist der Text, den eine Redaktion übernehmen kann, wenn niemand vor Ort war. Wie sie aufgebaut ist, von der Betreffzeile bis zum Zitat, das etwas aussagt, steht in unserem Beitrag über die Pressemitteilung, die eine Redaktion öffnet. Schreiben Sie sie vor dem Termin vor und ergänzen Sie am Tag selbst nur noch, was tatsächlich passiert ist.
Wann sollte man eine Presseeinladung verschicken?
Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege nennt in einem älteren, weiterhin abrufbaren Merkblatt, den Grundregeln der Pressearbeit, ungefähr acht bis vier Tage vor dem Termin. Sie rät ausdrücklich davon ab, möglichst früh zu senden, weil Redaktionen kurzfristig planen. Das ist ein brauchbarer Rahmen. Wir empfehlen darin eine Woche Vorlauf, verschickt an einem Vormittag zwischen Dienstag und Donnerstag.
Eine Einladung, die drei Wochen vorher kommt, ist in der Woche des Termins längst nach unten gerutscht, und wer sie damals gelesen hat, hat sie vergessen. Kommt sie erst am Montag für einen Termin am Mittwoch, hat die Redaktion ihre Leute womöglich schon verteilt. Eine Woche Vorlauf lässt Zeit, jemanden einzuteilen, und ist knapp genug, dass niemand den Termin bis dahin vergessen hat.
Am Vortag folgt eine Erinnerung. Zwei Zeilen, das Wichtigste im Betreff: „Morgen, 10 Uhr: Eröffnung [Name], Fototermin“. Keine zweite Einladung und keine Nachfrage, ob die erste Mail angekommen ist. Wer Sie kennt, den können Sie auch anrufen. Für alle anderen genügt die Mail.
Den Termin selbst legen Sie am besten auf den Vormittag. Die Tipps zur Medienansprache aus dem Wissenschaftsjahr 2015, geschrieben für Lehrkräfte und Gruppenleitungen, nennen 10 Uhr als günstige Zeit und halten den frühen Morgen und den späteren Nachmittag für weniger geeignet. Wir raten ebenfalls dazu, weil Ihnen ein Termin am Vormittag Zeit lässt, die Pressemitteilung mit Foto zu verschicken, während die Redaktion noch an der nächsten Ausgabe arbeitet. Liegt die Eröffnung am Samstag oder am Abend, bieten Sie der Presse einen eigenen Termin an einem Werktag davor an, mit Rundgang und Gesprächspartnern.
Wie schreibt man eine Presseeinladung?
Kurz und in der Reihenfolge, in der eine Redaktion entscheidet. Zuerst will sie wissen, was passiert und warum das eine Nachricht ist, erst danach sucht sie Uhrzeit und Adresse. Die W-Fragen kennen Sie aus der Pressemitteilung. Für die Einladung kommt eine hinzu, die vor allem die Fotoredaktion stellt: Was gibt es zu sehen?
Der Betreff beginnt mit „Presseeinladung“ und nennt Anlass, Datum und Ort. Wer das Postfach überfliegt, soll ohne Öffnen wissen, worum es geht und an welchem Tag.
Der erste Satz sagt, was eröffnet wird und warum das für den Ort eine Nachricht ist. „Wir freuen uns, Sie zur Eröffnung unseres neuen Standorts einzuladen“ ist Höflichkeit. „Am Kirchplatz zieht nach zwei Jahren Leerstand wieder ein Lebensmittelgeschäft ein“ ist ein Grund zu kommen.
Der Ablauf steht mit Uhrzeiten da, und der Fotomoment bekommt eine eigene Zeile. Ein Fotograf, der nur für dieses eine Bild kommt und danach zum nächsten Termin muss, richtet sich nach genau dieser Zeile. Wenn er weiß, dass um 10.20 Uhr das Band durchgeschnitten wird, steht er um 10.15 Uhr bereit.
Die Gesprächspartner stehen mit Namen und Funktion in der Einladung. Eine Redaktion schickt eher jemanden, wenn sie weiß, dass die Inhaberin selbst Auskunft gibt oder die Bürgermeisterin dabei ist.
Ein Ansprechpartner für den Tag mit Mobilnummer. Keine Zentrale, kein Funktionspostfach. Wer im Stau steht oder den Eingang nicht findet, ruft genau diese Nummer an.
Was nicht hineingehört: das Programm für die Gäste mit Musik und Hüpfburg und jeder Satz, der auch im Werbeprospekt stehen könnte. Die ganze Einladung passt auf eine Bildschirmseite. Sie steht im Mailtext, damit sie auch auf dem Telefon lesbar ist, ohne dass jemand einen Anhang öffnet.
Vorlage: Presseeinladung zur Eröffnung
Das Muster ist für eine Eröffnung gebaut und lässt sich für eine Übergabe oder eine Jubiläumsfeier mit Pressetermin anpassen. Ersetzen Sie die eckigen Klammern, der Rest kann stehen bleiben.
Betreff: Presseeinladung: Eröffnung [Name des Geschäfts] am [Wochentag, Datum] in [Ort], Fototermin [Uhrzeit]
Guten Tag [Frau/Herr Name],
am [Wochentag, Datum] eröffnet [Firma] [was genau, und was daran für den Ort neu ist, in einem Satz]. Vor der Öffnung für Gäste laden wir Sie zu einem Pressetermin ein.
Wann: [Wochentag, Datum], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
Wo: [Straße, Hausnummer, Ort], [Eingang, Etage]
Ablauf:
[10.00 Uhr] Rundgang mit [Name, Funktion]
[10.20 Uhr] Fotomotiv: [was zu sehen ist, etwa die Schlüsselübergabe oder der erste Kunde an der Theke]
[10.30 Uhr] Zeit für Fragen an [Name, Funktion] und [Name, Funktion]
Zum Hintergrund: [zwei bis drei Sätze mit Fakten: was entsteht, wie viele Arbeitsplätze, was vorher an diesem Ort war, was sich für Kunden oder Nachbarschaft ändert]
Ansprechpartner vor Ort: [Name], mobil [Nummer], ab [Uhrzeit] erreichbar
Anfahrt und Parken: [ein Satz]
Bitte geben Sie uns bis [Datum] Bescheid, ob Sie oder jemand aus der Fotoredaktion kommen. Wer es nicht einrichten kann, bekommt am [Datum] bis [Uhrzeit] die Pressemitteilung und honorarfreie Fotos für die Berichterstattung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Firma, Telefon, E-Mail]
Die Zeile mit dem Fotomotiv beantwortet die Frage nach dem Bild, deshalb steht sie mit eigener Uhrzeit da. Ebenso wichtig ist der letzte Absatz. Wer weiß, dass Fotos und Mitteilung ohnehin kommen, muss nicht fürchten, etwas zu verpassen, wenn im Terminplan kein Platz ist. Der Absatz ist eine Zusage. Halten Sie sie.
Wie bereitet man einen Pressetermin vor?
Wer zum Pressetermin kommt, sollte in der ersten Minute wissen, an wen er sich wenden kann. Diese Punkte sollten am Morgen erledigt sein:
- Eine Person, die an diesem Vormittag nur für die Presse da ist, die Leute am Eingang abholt und Fragen weitergibt. Die Inhaberin, die Gäste begrüßt, schafft das nicht nebenher.
- Die Pressemitteilung, ausgedruckt und als Datei, mit allen Namen in richtiger Schreibweise und mit Funktion.
- Ein Zettel mit den Namen aller, die auf dem Gruppenfoto stehen werden, von links nach rechts. Er erspart Rückfragen und falsche Bildunterschriften.
- Ein vorbereitetes Motiv, bei dem feststeht, wer wo steht und ob das Licht reicht. Kartons und Absperrband sind vorher weggeräumt.
- Gesprächspartner, die ihre zwei oder drei wichtigsten Sätze kennen und frei sagen können. Das Auftreten vor der Presse am Termin lässt sich üben, auch in unseren Seminaren.
- Eigene Fotos in Druckqualität mit Bildunterschrift und Urhebervermerk, für Redaktionen, die nicht kommen konnten, als Link zum Herunterladen, etwa aus dem Pressebereich Ihrer Website.
- Ein Tisch mit Getränken und eine freie Steckdose.
- Eine Liste, wer zugesagt hat und wer gekommen ist. Danach wissen Sie, wem Sie die Mitteilung mit welchem Foto schicken.
Bei den eigenen Fotos klären Sie zwei Dinge vorher. Erstens mit dem Fotografen, dass Sie die Bilder honorarfrei an Redaktionen weitergeben dürfen. Steht das nicht ausdrücklich im Auftrag, entscheidet nach § 31 Abs. 5 UrhG der Vertragszweck darüber, welche Nutzung abgedeckt ist, und die Weitergabe an Medien ist dann nicht sicher dabei. Zweitens mit den Abgebildeten: Fotos mit erkennbaren Personen geben Sie nur weiter, wenn diese eingewilligt haben, bei Minderjährigen auch die Eltern. Für Unternehmen greifen dabei das Recht am eigenen Bild aus § 22 KunstUrhG und das Datenschutzrecht, vor allem Art. 6 DSGVO, ineinander. Wie genau, ist umstritten; die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg ordnet es in ihren Fragen und Antworten zum Fotografieren ein. Das ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen zur Presseeinladung
Sollen sich Journalisten zum Pressetermin anmelden?
Bitten Sie um eine Rückmeldung, machen Sie sie aber nicht zur Bedingung. Wer am Morgen spontan Zeit hat, soll trotzdem kommen können. Eine feste Anmeldefrist ist nur sinnvoll, wenn der Platz begrenzt ist oder Sie Namen für einen Einlass brauchen.
An wen schicke ich die Presseeinladung?
An die Lokalredaktion am Ort des Termins, und zwar an eine Person dort, möglichst an die, die über Ihren Stadtteil oder Ihre Branche schreibt. Mehrere Adressen im selben Haus brauchen Sie nicht. Dazu kommen Anzeigenblätter und das Lokalradio. Überregionale Redaktionen zu einer Ladeneröffnung einzuladen, bringt in aller Regel nichts und macht Ihren Absender beim nächsten Mal weniger glaubwürdig. Wie Sie herausfinden, an wen die Einladung geht, beschreiben wir im Beitrag zum eigenen Presseverteiler.
Was tun, wenn keine Redaktion kommt?
Dann schicken Sie die zugesagte Pressemitteilung mit einem guten Foto, und zwar ohne Verzögerung. Ein leerer Pressetermin sagt wenig über Ihr Thema. Gut möglich, dass an diesem Vormittag schlicht niemand frei war. Fragen Sie deshalb nicht nach, warum keiner da war.
Darf man Journalisten bewirten oder ihnen etwas schenken?
Kaffee, Wasser und ein Stück vom Eröffnungskuchen sind unproblematisch. Nach Richtlinie 15.1 des Pressekodex nehmen Journalisten keine Einladungen oder Geschenke an, deren Wert das im gesellschaftlichen Verkehr übliche und im Rahmen der beruflichen Tätigkeit notwendige Maß übersteigt. Werbeartikel und andere geringwertige Dinge gelten dort als unbedenklich. Der Kodex ist eine Selbstverpflichtung der Presse und bindet nur die Journalisten selbst. Er zeigt Ihnen als Gastgeber aber, wo deren Grenze liegt. Ein Gutschein über einen nennenswerten Betrag bringt Ihr Gegenüber also eher in Verlegenheit.
Wobei wir helfen
Wir arbeiten mit Unternehmen daran, aus einer Eröffnung oder einem Jubiläum einen Termin zu machen, der Redaktionen einen Anlass bietet, und schreiben Einladung und Pressemitteilung mit. Wie wir dabei vorgehen, steht unter Pressearbeit für Unternehmen. Die Vorlage oben funktioniert allerdings auch ohne uns.
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