Ein Pressebereich auf der Website ist die Seite, auf der eine Redaktion ohne Rückfrage findet, was sie für einen Artikel über Ihr Unternehmen braucht. Das sind ein Mensch mit Telefonnummer, die Fakten zum Unternehmen, Ihre Meldungen und Fotos, die sie drucken darf. Was dort fehlt, ersetzt die Redaktion durch einen Anruf, und wenn niemand rangeht, durch ein anderes Unternehmen.
Wozu ein Pressebereich, wenn es einen Presseverteiler gibt?
Der Verteiler bringt Ihre Meldung in ein Postfach. Was danach passiert, sehen Sie nicht. Wer das Thema aufgreifen will, schaut sich oft als Nächstes Ihre Website an: Gibt es dieses Unternehmen wirklich, wie heißt es korrekt, wer führt es, und gibt es ein besseres Foto als das in der Mail?
Es geht auch ganz ohne Mail. Eine Journalistin recherchiert ein Thema, stößt dabei auf Ihr Unternehmen und braucht jemanden, der etwas dazu sagen kann. Findet sie nur ein Kontaktformular, geht die Recherche ohne Sie weiter.
Der Pressebereich ist das Gegenstück zum Presseverteiler: Der Verteiler geht auf Redaktionen zu, der Pressebereich wartet dort, wo sie nachsehen. Ohne ihn bleibt jede Aussendung ein halbes Angebot.
Was gehört in den Pressebereich einer Website?
Fünf Dinge, nach denen Redaktionen dort suchen:
- Einen Menschen. Name, Funktion, Durchwahl, persönliche Mailadresse.
- Die Fakten. Firmenname mit Rechtsform, Sitz, Gründungsjahr, die Geschäftsführung mit einem kurzen Werdegang und in wenigen Sätzen, was das Unternehmen für wen macht.
- Die Meldungen. Die neueste oben, jede mit Datum und eigener Adresse.
- Fotos zum Herunterladen. In Druckauflösung, mit fertiger Bildunterschrift und Urhebervermerk.
- Das Logo. Als Datei mit transparentem Hintergrund, dazu eine Fassung für dunkle Flächen.
Alles davon ohne Passwort und ohne Formular vor dem Download. Eine Registrierung hält ausgerechnet die Leute auf, für die der Bereich gebaut ist.
Ein einfacher Test, den Sie heute machen können: Zeigen Sie Ihre Startseite jemandem, der Ihr Unternehmen nicht kennt, und bitten Sie ihn, die Telefonnummer für Presseanfragen zu finden. Dauert das länger als eine halbe Minute, liegt der Bereich zu tief. Ein Link mit dem Wort „Presse“ im Hauptmenü oder in der Fußzeile genügt.
Welche Angaben braucht der Pressekontakt?
Eine info@-Adresse ist keine Pressestelle. Sie sagt der Redaktion, dass ihre Anfrage erst sortiert, dann weitergeleitet und irgendwann beantwortet wird. Wer bis zum frühen Nachmittag eine Einschätzung braucht, wartet darauf nicht.
Nennen Sie also eine Person mit Vor- und Nachnamen, ihre Funktion, eine Durchwahl und eine persönliche Mailadresse. Ein Porträtfoto hilft, ist aber kein Muss. Wichtiger ist, dass an diese Nummer tagsüber jemand geht. In kleinen Betrieben ist das oft die Geschäftsführung selbst. Die Redaktion spricht dann gleich mit der Person, die sie auch zitieren kann.
Zwei Dinge gehen dabei leicht unter. Holen Sie die Zustimmung der Person ein, dass Name, Durchwahl und Foto öffentlich auf der Website stehen, bei Beschäftigten am besten schriftlich. Für das Foto verlangt § 22 KUG eine Einwilligung, und alle diese Angaben sind personenbezogene Daten, für die zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung gilt. Und legen Sie eine Vertretung fest. Sonst ist der Pressekontakt im Sommer drei Wochen nicht erreichbar, und die Anfrage aus dieser Zeit landet bei einem anderen Unternehmen.
Was gehört in den Abbinder einer Pressemitteilung?
Der Abbinder ist der kurze Absatz über das Unternehmen am Ende jeder Pressemitteilung. Hinein gehören Firmenname mit Rechtsform, Sitz, Gründungsjahr, Tätigkeit und Zielgruppe sowie eine überprüfbare Größe wie Mitarbeiterzahl oder Standorte. Superlative und Werbesätze haben dort nichts zu suchen.
Im Pressebereich steht er noch einmal als Kurzporträt. Und er sollte zu dem passen, was Sie im Impressum ohnehin angeben müssen: Name und Anschrift, bei juristischen Personen wie GmbH oder UG auch Rechtsform und Vertretungsberechtigte, und, soweit eingetragen, Register und Registernummer (§ 5 DDG).
Das klingt selbstverständlich. Trotzdem sehen wir oft abweichende Firmennamen für dasselbe Unternehmen, einen im Impressum, einen anderen in der letzten Meldung, dazu eine alte Adresse im Branchenverzeichnis. Für die Redaktion bedeutet das Nachprüfen. Wer „die Musterbau Schreinerei GmbH aus Bonn“ schreibt, will sicher sein, dass es diese GmbH in Bonn gibt.
Wie die Meldung darüber aufgebaut ist, beschreibt unser Beitrag zur Pressemitteilung, die eine Redaktion öffnet. Zwei erfundene Beispiele zum Anpassen, die eckigen Klammern füllen Sie mit Ihren Angaben:
Über die Musterbau Schreinerei GmbH
Die Musterbau Schreinerei GmbH mit Sitz in [Ort] fertigt seit [Gründungsjahr] Einbaumöbel und Treppen für Privathäuser in [Region]. Der Betrieb beschäftigt [Zahl] Mitarbeitende und bildet jedes Jahr Tischlerinnen und Tischler aus. Geschäftsführer ist [Vorname Name], Tischlermeister. Pressebereich: [Adresse der Presseseite]
Über die Beispiel Nachfolgeberatung UG (haftungsbeschränkt)
Die Beispiel Nachfolgeberatung UG (haftungsbeschränkt) aus [Ort] begleitet seit [Gründungsjahr] Familienunternehmen bei der Übergabe an die nächste Generation. Gründerin und Geschäftsführerin ist [Vorname Name], die zuvor [Zahl] Jahre im elterlichen Betrieb gearbeitet hat. Pressebereich: [Adresse der Presseseite]
Darunter, deutlich abgesetzt, steht der Pressekontakt:
Pressekontakt
[Vorname Name], [Funktion], Telefon [Durchwahl], [vorname.name@firma.de]
Welche Pressefotos sollten Sie anbieten?
Für den Anfang reichen wenige Motive. Die Geschäftsführung im Porträt, einmal hoch und einmal quer, dazu ein Bild aus dem Betrieb oder vom Produkt. Mehr kommt mit jeder Meldung dazu. Gibt es Videos vom Betrieb, verlinken Sie sie dort ebenfalls. Eigens drehen müssen Sie dafür nicht.
Auflösung. Für den Druck gelten als Faustregel 300 dpi in der gedruckten Größe. Ein Foto, das zehn Zentimeter breit erscheint, braucht damit rund 1.200 Pixel in der Breite, eine halbe Zeitungsseite ein Vielfaches davon. Stellen Sie die Originaldatei bereit und daneben eine kleinere Fassung für Onlineportale.
Bildunterschrift. Zu jedem Foto gehört ein fertiger Satz: wer zu sehen ist, von links nach rechts, wo und bei welcher Gelegenheit. Schreiben Sie ihn als Text direkt neben den Download. Was nur in den Dateiinformationen steht, liest beim Herunterladen niemand.
Bildrechte. Hier wird es rechtlich, deshalb vorab: Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Wer einen Fotografen beauftragt, erhält Nutzungsrechte für den vereinbarten Zweck. Steht im Vertrag nicht ausdrücklich, welche Nutzungen erlaubt sind, bestimmt dieser Zweck den Umfang (§ 31 Abs. 5 UrhG). Ob Sie die Bilder an Redaktionen weitergeben dürfen, hängt also an der Vereinbarung, denn Nutzungsrechte übertragen oder weitere einräumen dürfen Sie nur mit Zustimmung des Urhebers (§ 34 und § 35 UrhG). Lassen Sie sich die Weitergabe zur Berichterstattung beim Auftrag schriftlich bestätigen. Der Fotograf kann außerdem verlangen, als Urheber genannt zu werden (§ 13 UrhG). Für Personen, die erkennbar zu sehen sind, gilt auch hier grundsätzlich die Einwilligung nach § 22 KUG, dazu die DSGVO.
Neben jedes Bild gehört damit ein Block wie dieser:
[Vorname Name] (links) und [Vorname Name] in der Werkstatt der Musterbau Schreinerei GmbH in [Ort]. Urheber: [Name Fotograf]. Honorarfreie Nutzung nur zur Berichterstattung über die Musterbau Schreinerei GmbH, mit Urhebernennung.
Pressemitteilung als PDF oder als eigene Seite?
Als eigene Seite. Ein PDF kann daneben stehen, als Zugabe.
Eine Meldung als Webseite hat eine eigene Adresse, die man weitergeben kann. Sie öffnet sich auf dem Telefon ohne Download, und der Text lässt sich mit einem Griff kopieren. Wer aus einem PDF kopiert, bekommt häufig harte Zeilenumbrüche und Trennstriche mit, die anschließend jemand von Hand entfernt. Dazu kommt: Die Seite bleibt Teil Ihrer Website, mit Menü und Kontaktangaben. Ein PDF, das jemand über die Suche findet, ist eine Sackgasse.
Die Nielsen Norman Group hat Pressebereiche in Usability-Tests mit Journalisten untersucht und 2009 Empfehlungen daraus veröffentlicht. Dazu gehören Meldungen auf der eigenen Website, die neueste zuerst, jede mit Datum, und jede Meldung für das Web gestaltet, mit Titel, Datum und Pressekontakt gut sichtbar in der Meldung selbst.
Beim Versand per Mail gilt etwas anderes. Eine Befragung des PR-Netzwerks Ecco unter 450 Journalisten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kam 2013 zu dem Ergebnis, dass Download-Links für Bilder gut akzeptiert wurden, für Texte dagegen nicht. Die Befragten wünschten sich den Text direkt in der Mail und eine Word- oder PDF-Datei zusätzlich im Anhang. In die Aussendung gehört der Text also weiterhin selbst, ein Link auf die Presseseite ersetzt ihn nicht. Für den Pressebereich leiten wir daraus ab, die Datei neben der Seite anzubieten.
Alte Meldungen bleiben stehen. Wer über Sie schreibt, will manchmal wissen, was Sie vor zwei Jahren gemeldet haben. Und eine veröffentlichte Meldung ändern Sie nicht stillschweigend. Muss etwas korrigiert werden, vermerken Sie es mit Datum unter dem Text.
Wie lege ich einen Pressebereich in WordPress an?
Mit Bordmitteln, die jede aktuelle WordPress-Installation mitbringt. Ein Newsroom im Abo hat seinen Platz, wenn eine Pressestelle laufend Meldungen verschickt und Versand und Auswertung an einem Ort haben will. Ein Unternehmen mit einer Handvoll Meldungen im Jahr kommt mit der Website aus, die es schon hat, und alles bleibt unter der eigenen Adresse.
Eine Seite „Presse“. Adresse /presse/, verlinkt im Hauptmenü oder in der Fußzeile. Oben der Pressekontakt, darunter das Kurzporträt, dann Fotos und Logo, zuletzt die Meldungen.
Eine Kategorie „Pressemitteilungen“. Jede Meldung ist ein gewöhnlicher Beitrag in dieser Kategorie, mit Datum und eigener Adresse. Auf der Presseseite zeigt der Block „Neueste Beiträge“ die letzten Meldungen an, in seinen Einstellungen lässt er sich auf eine Kategorie beschränken. Nebenbei entsteht ein eigener RSS-Feed, den Redaktionen abonnieren können. Seine Adresse ist die der Kategorie mit angehängtem /feed/, bei Standardeinstellungen also /category/pressemitteilungen/feed/.
Pressekontakt und Abbinder als synchronisierte Vorlage. Seit WordPress 6.3 heißen die früheren wiederverwendbaren Blöcke synchronisierte Vorlagen. Eine solche Vorlage ändern Sie an einer Stelle, und sie ändert sich überall, wo sie eingesetzt ist. Für den Pressekontakt passt das gut. Beim Abbinder überlegen Sie, ob ältere Meldungen den damaligen Stand behalten sollen. Dann trennen Sie die Vorlage in diesen Beiträgen vom Original, bevor Sie sie ändern.
Fotos in voller Größe. Seit Version 5.3 verkleinert WordPress jedes hochgeladene Bild, dessen Breite oder Höhe 2.560 Pixel übersteigt, auf diesen Wert und verwendet diese Fassung danach als volle Größe (Ankündigung auf make.wordpress.org). Das Original bleibt auf dem Server, die Dateiadresse in der Mediathek zeigt aber auf die kleinere Datei. Bei 300 dpi reichen 2.560 Pixel an der längeren Bildseite für gut 21 Zentimeter, ein Hochformat wird entsprechend schmaler. Für ein Foto über mehrere Zeitungsspalten genügt das, für ein ganzseitiges Motiv im Magazin nicht. Wer die Originale anbieten will, packt sie in eine ZIP-Datei. Die lädt WordPress unverändert hoch. Wie groß sie sein darf, legt Ihr Hosting fest, die Grenze nennt WordPress beim Hochladen in der Mediathek als „Maximale Dateigröße für Uploads“.
Häufige Fragen zum Pressebereich
Braucht ein kleines Unternehmen mit zwei Meldungen im Jahr einen Pressebereich?
Ja, in kleiner Form: Pressekontakt, Kurzporträt, Porträtfoto, Logo. Meldungen kommen dazu, wenn es welche gibt. Eine Liste „Pressemitteilungen“ mit einem einzigen Eintrag von vor drei Jahren wirkt schlechter als gar keine. Blenden Sie die Liste auf der Presseseite aus, bis wieder etwas Aktuelles dasteht. Die Meldung selbst bleibt unter ihrer Adresse erreichbar.
Darf ich Zeitungsartikel über uns im Pressebereich zeigen?
Verlinken Sie auf den Artikel beim Verlag und nennen Sie Titel, Medium und Datum. Wer den Artikel selbst als Scan oder Volltext auf die eigene Seite stellt, macht ihn öffentlich zugänglich. Dieses Recht (§ 19a UrhG) liegt beim Urheber oder bei dem, dem er es eingeräumt hat, bei einem Zeitungsartikel also beim Journalisten oder beim Verlag. Fragen Sie vorher beim Verlag nach.
Wie oft muss ich den Pressebereich prüfen?
Bei jedem Personalwechsel und bei jeder Änderung im Impressum, etwa bei einer neuen Adresse oder einem Wechsel in der Geschäftsführung. Ein Pressekontakt, der das Unternehmen längst verlassen hat, schadet mehr als ein fehlender.
Soll der Pressebereich für Suchmaschinen gesperrt sein?
Nein. Er soll gefunden werden, auch von Redaktionen, die Sie noch nicht kennen. Was nicht öffentlich sein soll, gehört nicht in den Pressebereich, und dann braucht es auch keine Sperre. Eine Pressemitteilung mit Sperrfrist stellen Sie deshalb erst zum Ablauf der Frist online, in WordPress am einfachsten als geplanten Beitrag.
Wobei wir helfen
Wenn Sie den Pressebereich direkt in die Website einbauen lassen wollen, richten wir Seite, Kategorie, Vorlagen und Bildablage in Ihrem WordPress so ein, dass Sie neue Meldungen danach selbst einstellen. Für das Schreiben und den Verteiler dahinter gibt es unsere Pressearbeit für Unternehmen. Den Test mit der halben Minute können Sie vorher selbst machen.
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